|
meryemozcan
|
 |
« Yanıtla #2 : Ekim 31, 2008, 05:52:07 ÖS » |
|
R esmî kurumların ve tüzel kişilik taşıyan kuruluşların birbirlerine yazdıkları resmî yazılara ve vatandaşların dilekçeyle bildirdikleri isteklerine verilen yazılı cevaplara resmî mektup denir. (Aşağıda, üzerinde durduğumuz dilekçeler de resmî mektup sayılabilir.)
Resmî mektuplar, biçim yönüyle iş mektuplarına benzerler. Resmî mektuplar; başlık, metin ve son kısım diye üç bölüme ayrılır. Başlıkta gönderen makam, dosya numarası, tarih, konu, adres ve ilgiler bulunur. Bütün resmî yazıların metin kısmına, doğrudan doğruya işten söz edilmek suretiyle adres veya ilgi satırının iki aralık altından başlanır. Hiçbir saygı kelimesi kullanılmaz. Yazıların sonunda; ast kademelere yazılanlar için rica ederim; üst kademelere yazılanlar için arz ederim; aynı seviyedeki makamlara yazılanlar için arz ederim kelimeleri kullanılır. Aynı yazının ast ve üst makamlara yazılması durumunda arz ve rica ederim ifadesi kullanılır. Altı satır aralık bırakıldıktan sonra sağ tarafa imza atılır. İmzanın altına yazıyı imzalayanın adı ve soyadı yazılır. (soyadı büyük harflerle) Bunun altına makam adı, küçük harflerle yazılır, gerekirse kısaltma kullanılabilir.
3-Resmi Mektuplar, İş Mektupları
Bir talebi ya da siparişi bildirmek, bir soruna açıklık getirmek, iş başvurusunda bulunmak, bir üst makama belirli bir durumla ilgili bilgi iletmek vb. amaçlarla kişiler ile kişiler, kişiler ile kurumlar ya da kurumlar ile kurumlar arasında yapılan yazışmalardır.
Özellikleri:
-Kuruma ya da kişiye yönelik hitapla başlanmalıdır.
-Ad, adres, tarih belirtilmelidir.
-Açık, temiz, düzgün bir Türkçeyle kaleme alınmalıdır.
-Amaç açıkça belirlenmelidir.
-Birden fazla sorun söz konusuysa maddeler ya da paragraflar halinde belirtilmelidir.
-Saygılı, ciddi bir dil ve üslup kullanılmalıdır.
-Mektup bir kurum tarafından yazılıyorsa, kurumun antetli kâğıdı ve zarfı kullanılmalıdır.
-Daha önce yazılmış bir mektuba karşılık olarak yazılıyorsa, “ilgi” başlığı altında hangi tarih ve hangi sayılı, hangi konuyla ilgili yazıya karşılık olduğu belirtilmelidir.
-Sorun, durum ya da dilek açıkça ve kısa cümlelerle belirtilmelidir.
-Sonuç cümlesinde makamlar arasındaki hiyerarşik düzene dikkat edilmelidir. Üst makam alt makama yazıyorsa ya da makamlar arasında denklik varsa “rica ederim”, alt makam üst makama yazıyorsa “saygılarımla arz ederim” ifadesiyle cümle tamamlanmalıdır(“...durumu bilgilerinize saygılarımla arz ederim”, “... gereğini saygılarımla arz ederim” gibi).
-Kurumdan kişiye ya da kuruma yazılıyorsa kurumun en üst makamı tarafından, kişiden kişiye yazılıyorsa yazan tarafından imzalanmalıdır.
-Ek belgeler mektubun sonunda “Ekler” başlığı altında ve maddeler halinde belirtilmelidir.
-Bilgisayarla ya da daktiloyla yazılmalıdır.
-Çizgisiz beyaz kâğıt kullanılmalıdır.
-Yazım ve noktalama kurallarına uyulmalıdır.
İki farklı ifade var aynı şey için en doğrusu ne şimdi......
|